Buenos días desde OC&C Agencia de marketing 360º. Seguro que vuestra empresa alguna vez ha tenido que organizar eventos . ¿No fue todo lo exitoso que esperabais? Pues atentos a estas claves porque es posible que alguna fuera la culpable del bajo rendimiento.
Los 10 errores fatales al organizar eventos corporativos
1 No cobres por los accesos a servicios varios.
A los participantes no les gusta nada que cada servicio que quieran utilizar (Internet, Almuerzo, parking…) les suponga un poco más en la cuenta de gastos, en vez de ello mételo todo en la cuota de inscripción e incluso súbela si lo crees necesario pero que esté todo incluido en el precio.
2 No peques de ególatra con tu evento.
El éxito o fracaso de tu evento depende de muchísimos factores humanos que tienen que quedar reconocidos. Da las gracias a los asistentes, invitados, delegados… No digas que el evento está siendo un éxito, di: “Estamos trabajando para que el evento sea un éxito”.
3 “hacer más con menos” pero sin pasarnos.
Ten en cuenta siempre el presupuesto, optimizar está muy bien pero no se pueden hacer milagros. Si el presupuesto aprieta, mucho mejor realizar un evento Virtual a un evento presencial desastroso.
4 Anuncia tus iniciativas sostenibles
Que no se te pase informar a los participantes de las iniciativas sostenibles del evento. Salvar el planeta es necesario, pero si por el camino se enteran de que lo estamos salvando mucho mejor.
5 No te la juegues con el catering.
Pregunta a todos los participantes sobre sus necesidades alimentarias (Vegetarianismo, veganismo, intolerancias, religiones…) a día de hoy no es tan difícil poder ejecutar un catering que tenga contento a todos el mundo y sus opciones. Las consecuencias de saltarse este paso son desde caras largas porque todo es carne, hasta una visita al hospital por alguna alergia. No te la juegues.
6 No dependas sólo de voluntarios.
Los voluntarios son muy útiles y su entusiasmo sabemos que no tiene fin, pero vamos a necesitar a gente resolutiva y curtida en mil eventos para que todo salga perfecto.
7 El espacio y las actividades.
A ver, ese sitio tan bonito de Malasaña, que al lado tiene una tienda de helados de hielo artesanos (polos de toda la vida) y una tienda vintage de sillas de esparto de la época de entreguerras, quizás no se acople con lo que nuestros invitados y asistentes busquen. Busca sitios cómodos y que te aporten soluciones, no sacrifiques funcionalidad por estar a la última. Pon siempre alternativas a las actividades sociales, no a todo el mundo le interesa el yoga…
8 No improvises.
Si no está en el guion no es buena idea. Si no lo tienes planeado, por muy buena idea que te parezca, no lo hagas. Cíñete al plan y solo improvisa cuando tengas que solucionar un problema inesperado.
9 No hagas un engorro de tu material impreso.
Existe algo que se llama internet. No hace falta que llenes bolsas de material impreso, que posiblemente acabará en esas papeleras de reciclaje tan chulas que pusimos en el punto 4. Lo digital es más económico y ocupa menos espacio, para dejar al asistente más libertad.
10 No te olvides del feedback, es vital.
No pienses que el evento se acabó cuando el último de los asistentes abandone el edificio. Habla con ellos días después del evento para poder subsanar incidencias o cosas que mejorar.
Bueno esperamos que estos tips sobre lo que no hay que hacer os ayuden para poder organizar eventos de calidad. De todas formas si creéis que podemos ayudaros a crear vuestros eventos, no dudéis en poneros en contacto con nosotros.
Y ya sabes comparte si te ha gustado y comenta si tienes algo que contarnos.
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